Duurzaam bedrijfsevent organiseren in Antwerpen : 7 praktische tips

1. Je locatiekeuze kan een belangrijke impact hebben

Je ecologische impact wordt mee bepaald lang voordat de eerste gast arriveert. De locatie kan een belangrijke invloed hebben op de totale impact van je event. Zoek daarom een plek die aantoonbare duurzaamheidsmaatregelen toepast. Denk aan structurele ingrepen zoals geavanceerd energiebeheer, efficiënte ledverlichting en een doordacht afvalbeleid achter de schermen.

Kies ook voor ruimtes waar zoveel mogelijk infrastructuur al operationeel is. Vallen techniek, meubilair en audiovisuele ondersteuning onder de standaarduitrusting? Dan kan je het aantal externe leveringen en tijdelijke installaties beperken. Dat vermindert de logistieke complexiteit en kan het aantal transportbewegingen beperken. Bekijk de mogelijkheden van een gecertificeerde evenementenruimte met duurzaamheidsmaatregelen en start je voorbereiding met een duidelijk beeld van de beschikbare infrastructuur.

2. Beperk de mobiliteitsimpact van je event

Het transport van genodigden kan een belangrijke factor zijn in de berekende uitstoot van een bijeenkomst. Neem de regie in handen en maak alternatieven voor individueel autoverkeer zo toegankelijk mogelijk.

Deel in je eerste uitnodiging meteen heldere routes voor trein, tram of bus. Voorzie voldoende en veilige fietsenstallingen voor lokale gasten. Bezoekers die met een elektrisch voertuig komen, hebben behoefte aan logistieke duidelijkheid. Geef daarom exact aan waar zij hun wagen kunnen opladen.

Communiceer vooraf hoe deelnemers de evenementenlocatie vlot bereiken en maak keuzes zoals openbaar vervoer, fietsen en gedeelde mobiliteit zo eenvoudig mogelijk.

3. Smaakmakers met impact: bewuste catering zonder onnodige overschotten

Catering kan een belangrijke bijdrage leveren aan de voetafdruk van een evenement. Niet alleen de herkomst van ingrediënten, maar ook productiewijze, menu-opbouw, transport en voedselverspilling spelen daarbij een rol.

Ga daarom in overleg met je cateraar. Geef waar mogelijk de voorkeur aan seizoensgebonden producten en lokale leveranciers. Vraag hoe ingrediënten worden geselecteerd en welke mogelijkheden er zijn om het aandeel plantaardige en vegetarische bereidingen te vergroten.

Staat er vis op het programma? Informeer dan naar de herkomst en naar relevante certificeringen of richtlijnen rond verantwoorde visserij. Beperk eenmalige verpakkingen zoveel mogelijk, serveer drankjes waar praktisch haalbaar in herbruikbaar glas en voorzie een duidelijke afvalscheiding in de keuken.

4. Lege stoelen kosten geld en grondstoffen: beperk no-shows

Niets is zo zonde als prachtig gedekte tafels die urenlang leeg blijven. Afwezigen kunnen je budget verhogen en leiden tot onnodige voedseloverschotten. Hou daarom de vinger aan de pols bij je gastenlijst.

Werk met persoonlijke herinneringsmails in de week voor de bijeenkomst en bied genodigden de mogelijkheid om zich eenvoudig af te melden. Is je event gratis? Dan kan je eventueel werken met een no-show fee, bijvoorbeeld ten voordele van een goed doel.

Dergelijke maatregelen kunnen het aantal no-shows helpen beperken. Zo kan je de zaalindeling en de bestellingen in de keuken beter afstemmen op het effectieve aantal aanwezigen.

5. Beperk eenmalige banners: digitaliseer en hergebruik je signalisatie

Gedrukte programma’s en jaartalgebonden banners hebben vaak maar een korte gebruiksduur. Digitale dragers bieden een flexibel alternatief waarmee je het gebruik van gedrukt materiaal kan beperken.

Vervang klassieke roll-ups waar mogelijk door geïntegreerde ledschermen. Giet je programma in een overzichtelijke webomgeving of gebruik strategisch geplaatste QR-codes op de tafels.

Moet je toch fysieke wegwijzers plaatsen? Werk dan met neutrale signalisatie die je bij meerdere edities opnieuw kan inzetten, zonder vermelding van specifieke data. Hoe sterker je digitale communicatie vooraf, hoe kleiner de behoefte aan extra geprint materiaal ter plaatse.

6. Geef je gasten ruimte met een buitenomgeving

Een intensieve congresdag vraagt veel concentratie. Een buitenruimte kan een aangename afwisseling bieden tijdens een programma dat grotendeels binnen plaatsvindt.

Plan bijvoorbeeld netwerkmomenten, de koffiepauze of de afsluitende receptie in de openlucht wanneer de weersomstandigheden dat toelaten. Natuurlijk daglicht en een andere omgeving kunnen voor deelnemers een welkome afwisseling vormen tussen verschillende programmadelen.

Een buitenruimte kan bovendien extra mogelijkheden bieden voor informele gesprekken, catering of een korte pauze tussen presentaties.

7. Meet de impact van je event

Een duurzaamheidsbeleid wordt sterker wanneer intenties worden aangevuld met gegevens. Wil je zicht krijgen op de impact van je bijeenkomst, verzamel dan relevante data en analyseer de evolutie over verschillende edities.

Hou bijvoorbeeld bij hoeveel genodigden met de fiets of het openbaar vervoer kwamen, welk percentage van het eten overbleef en hoeveel restafval je registreerde. Verzamel deze gegevens en voer ze in gespecialiseerde software in, zoals de My Impact Tool.

Vergeet ook het sociale aspect niet. Was de locatie toegankelijk voor iedereen? Waren verschillende dieetnoden voorzien? Welke aandachtspunten kwamen uit de evaluatie naar voren?

Zo bouw je een bruikbare referentie op. Je krijgt inzicht in de resultaten van je maatregelen en ontdekt waar bij een volgende editie nog verbetering mogelijk is.

Duurzaamheidsmaatregelen geïntegreerd in je eventlocatie

Je zoekt een partner die verschillende praktische en duurzaamheidsgerichte aspecten van je event samenbrengt? In Berchem vind je BluePoint Antwerpen, waar faciliteiten zoals catering, audiovisuele technologie, meubilair en verschillende evenementenzalen op één locatie worden gecombineerd.

Wat betekent die geïntegreerde aanpak voor jouw organisatie?

• Minder logistieke complexiteit: doordat verschillende faciliteiten al op de locatie aanwezig zijn, kan de behoefte aan externe leveranciers en tijdelijke installaties worden beperkt.
• Onafhankelijk beoordeeld: BluePoint Antwerpen is Green Key-gecertificeerd. De certificering bevestigt dat de locatie onafhankelijk werd beoordeeld volgens de criteria van de Green Key-standaard.
• Bewuste cateringkeuzes: de evenementencatering van White Signature werkt onder meer met seizoensgebonden ingrediënten en maatregelen om voedselverspilling te beperken.
• Buitenruimte: het dakterras en de andere buitenruimtes bieden extra mogelijkheden voor pauzes, networking en recepties.

De ondergrondse parking beschikt bovendien over laadpunten voor elektrische voertuigen.

Vraag direct advies aan het begeleidingsteam ter plaatse en verken onze diverse evenementenruimtes om te bekijken welke configuratie het beste aansluit bij je event.

De ecologische impact van een event beperken begint bij concrete keuzes rond locatie, mobiliteit, catering, materialen en afvalbeheer. Door deze aspecten vroeg in de organisatie mee te nemen, kan je gericht werken aan meetbare verbeteringen.

Leg daarom vanaf de start duidelijke duurzaamheidsdoelstellingen vast voor je toekomstige zakelijke events.

We bekijken ook graag samen hoe je de My Impact Tool praktisch kunt inzetten om je impact te meten.